La matrice di Eisenhower o di Covey

La matrice di Eisenhower o di Covey, è un utile strumento per la classificazione delle priorità in base ai concetti di importanza e urgenza.

Formalmente, nella matrice troviamo la componente dell'urgenza in ascisse e la componente dell'importanza in ordinate come mostrato in fig 1.

Analizzando i 4 quadranti abbiamo:

Fig.1

• Quadrante della Crisi (Q1): Attività da svolgere subito, in quanto importanti e urgenti; ricadono in questo quadrante tutte le attività inderogabili e con una scadenza definita, progetti in scadenza, studio per esami imminenti, problemi urgenti;

• Quadrante delle opportunità (Q2):  Attività importanti ma non urgenti; troviamo qui tutte le attività di crescita personale a lungo termine o formazione professionale;

• Quadrante dell'inganno (Q3): Attività non importanti ma urgenti; troviamo qui in genere attività che non hanno interesse per noi stessi e quasi sempre dipendenti da persone o da situazioni esterne, che possono essere facilmente delegate ad altri;

• Quadrante dello spreco (Q4): Attività non importanti e non urgenti; generalmente attività di svago o scusanti per procrastinare.

Una puntualizzazione: mentre il concetto di urgenza è piuttosto oggettivo perchè legato a scadenze temporali chiare, il concetto di importanza è altamente soggettivo e legato ai nostri obiettivi e valori, in relazione anche al momento attuale della nostra esistenza, ovvero ciò che è importante per noi in questo momento può non esserlo in seguito. 

Ci possiamo rendere conto che di default si tende a lavorare concentrandosi su ciò che è urgente al momento, eseguendo le attività appartenenti al Q1 o al Q3, in una condizione di fretta e stress che possono compromettere l'efficenza delle nostre attività. Da notare però che mentre le attività in Q1 vanno fatte  assolutamente nel breve periodo (da qui crisi), le attività in Q3 sono urgenti ma non avranno implicazioni negative per noi (inganno).

Il segreto è dare la priorità alle attività del Q2, importanti dal punto di vista personale e professionale (opportunità): maggiore sarà inoltre il tempo investito in queste attività, minori saranno le urgenze del Q1. Pianificando ad esempio con anticipo un progetto nel Q2, possiamo avvicinarci al tempo della consegna senza trovarci in una condizione di urgenza.

Il Q4 andrebbe controintuitivamente recuperato in quanto, programmando razionalmente le attività di svago, possiamo entrare in modalità diffusa per sfruttarne i vantaggi. Troppe attività qui di contro, rappresentano un problema che va affrontato (spreco).

Il Q3 andrebbe evitato il più possibile: molti dedicano tempo alle attività di questo quadrante in quanto ritengono importante aiutare gli altri, trascurando però così ciò che è importante o urgente per loro stessi (non dico di non farlo, ma almeno date la priorità a ciò che è importante per voi).

Nella pratica: 

• Programma la maggior parte del tempo per gestire le attività nel Q2: Sono queste le attività che daranno i frutti migliori nel lungo periodo
• Programma le attività con largo anticipo, in modo da non ritrovarle a breve nel quadrante Q1
• Programma del tempo per lo svago, in modo da sfruttare le potenzialità del pensiero diffuso